Arbeitgeber sind verpflichtet, Lohnsteuer-Anmeldungen elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln (§ 41a Abs. 1 EStG).

Nur zur Vermeidung unbilliger Härten kann das Finanzamt in Ausnahmefällen auf Antrag auf eine elektronische Übermittlung verzichten. In diesem Fall ist die Lohnsteuer-Anmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzugeben und zu unterschreiben. Der entsprechende Vordruck ist beim zuständigen Finanzamt erhältlich.

Die Arbeitgeber sind verpflichtet, der Finanzverwaltung bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln (§ 41b Abs. 1 Satz 2 EStG). Außerdem ist dem Arbeitnehmer die elektronische Lohnsteuerbescheinigung nach amtlich vorgeschriebenem Muster als Ausdruck auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen (§ 41b Abs. 1 Satz 3 EStG).

Soweit der Arbeitgeber nicht zur elektronischen Übermittlung verpflichtet ist (z. B., wenn ein Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung ausschließlich geringfügig Beschäftigte in seinem Privathaushalt i. S. d. § 8a SGB IV beschäftigt, vgl. §§ 39e Abs. 7, 41b Abs. 1 Sätze 4-6 EStG), hat er nach Ablauf des Kalenderjahres oder wenn das Dienstverhältnis vor Ablauf des Kalenderjahres beendet wird, eine Lohnsteuerbescheinigung nach amtlich vorgeschriebenem Muster auszustellen und an das Betriebsstättenfinanzamt (des Arbeitgebers) bis zum letzten Tag des Monats Februar des auf den Abschluss des Lohnkontos folgenden Kalenderjahres zu übersenden. Für diese Ausnahmefälle steht der Vordruck „Besondere Lohnsteuerbescheinigung“ zur Verfügung. Er hat dem Arbeitnehmer eine Zweitausfertigung dieser Bescheinigung auszuhändigen. Nicht ausgehändigte Lohnsteuerbescheinigungen hat der Arbeitgeber dem Betriebsstättenfinanzamt einzureichen.

In den Fällen des § 39c Abs. 3 EStG ist ebenso eine Besondere Lohnsteuerbescheinigung auszustellen (R 39c Satz 5 LStR). Erhebt der Arbeitgeber die Lohnsteuer ausschließlich pauschal, ist keine Lohnsteuerbescheinigung auszustellen