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Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen
Als Alternative zum Papierauszug gewinnt der elektronische Kontoauszug immer stärker an Bedeutung. Kontoauszüge werden zunehmend in digitaler Form von den Banken an ihre Kunden übermittelt. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z.B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z.B. als csv-Datei). Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu stellen sind, werden diese grundsätzlich steuerlich anerkannt.
Dazu hat der Steuerpflichtige im Rahmen seines internen Kontrollsystems den elektronischen Kontoauszug bei Eingang
- auf seine Richtigkeit (Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts) zu überprüfen und
- diese Prüfung zu dokumentieren und zu protokollieren.
In elektronisch übermittelter Form eingegangene Kontoauszüge sind auch in dieser Form aufzubewahren. Die alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt somit nicht den Aufbewahrungspflichten des § 147 AO
Technische Vorgaben oder Standards zur Aufbewahrung können angesichts der rasch fortschreitenden Entwicklung nicht festgelegt werden. Die zum Einsatz kommenden DV- oder Archivsysteme müssen den Anforderungen der AO, den GoB und den GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, BStBl I 2019, 1269) insbesondere in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit entsprechen.
Wie alle aufzubewahrenden originär digitalen Dokumente unterliegen auch elektronische Kontoauszüge dem Datenzugriffsrecht nach § 147 Abs. 6 AO. Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht sind die Daten zu speichern, gegen Verlust zu sichern, maschinell auswertbar vorzuhalten und ggf. i.R.d. Außenprüfung zur Verfügung zu stellen.
Für Steuerpflichtige ohne Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 140 AO, § 141 AO und § 147a AO oder anderen Vorschriften besteht keine Aufbewahrungspflicht. Es bestehen daher grundsätzlich keine Bedenken, im Rahmen von Steuererklärungen anstelle von konventionellen Kontoauszügen auch ausgedruckte Online-Bankauszüge anzuerkennen. Sollten im Einzelfall Zweifel an der Authentizität oder Integrität des Beleges bestehen, bleibt es dem Finanzamt unbenommen, andere Nachweise zu fordern.
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